去除AI味 不再I hope this email finds you well，教你寫出真誠有溫度的商業英語電郵

　　你是否曾經打開客戶的email，第一句便是「I hope this email finds you well」？又或者你自己寫email給客戶時，總是習慣以「I am writing to...」作為開場？這些句式本身並無錯誤，但問題在於使用頻率過高，已經淪為一種「罐頭式」的開場白，充滿了AI痕跡。在現今的商業環境中，客戶每日接收數十封甚至上百封emails。如果你的emails與其他人的毫無分別，客戶根本不會對你留下印象。更糟糕的情況是，客戶會認為你只是隨意套用範本或者用AI寫，缺乏誠意。這樣的印象，對建立長遠的商業關係絕對沒有好處。

 

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　　事實上，去除email中的機械化痕跡，關鍵並非「不使用templates」，而是「用得自然」。你可以參考句式，但要根據與客戶的關係、過往的互動，甚至對方的行業及性格，去調整你的用字和語氣。一句簡單的「Thanks for your quick reply」，比起千篇一律的「I hope you're well」，往往更能令客戶感受到你是一個「真人」，而非自動回覆的系統。

 

　　本周，筆者將為你拆解三種常見的機械化電郵句式，並提供更自然、更具人性化的替代方案。Part 1會講解開場白的改進方法，Part 2會聚焦於請求和跟進的語氣，Part 3則會分享結尾的技巧。每part均附上實用例句及中英對照，助你即學即用。Let’s go!

 

Part 1：告別罐頭開場白

 

機械化版本

 

●    “I hope this email finds you well.”

 

這句本身並無不妥，但使用過度便顯得毫無感情。事實上，大多數客戶看到這句，內心反應往往是「這與我有何關係？」

 

更自然的替代方案

 

　　●    “Hope you had a nice weekend.”

　　「希望你上個周末過得愉快。」

 

　　這句適合在星期一或星期二發送，顯示你留意到時間性，同時帶有輕微的個人化色彩。

 

　　●    “Hope things are going smoothly on your end.”

　　「希望你那邊一切順利。」

 

　　這句適合用於已有基本合作關係的客戶，語氣友善但不會過度熱情。

 

　　●    “It was great talking to you earlier.”

　　「剛才與你交談甚歡。」

 

　　如果你剛剛與客戶通過電話或會面，用這句作為開場，能夠立即建立連貫性，顯示你重視之前的對話。

 

　　●    “Following up on our last conversation about...”

　　「繼我們上次關於……的對話之後……」

 

　　這句直接引用過往的互動，令客戶覺得你真的記得他，而非隨機發送的陌生郵。

 

　　●    “Thanks for your email earlier this week.”

　　「感謝你本周較早時發送的電郵。」

 

　　如果你正在回覆客戶的電郵，用這句作為開場，既表達感謝，又自然過渡到正題。

 

Part 2：告別機械式的請求與跟進

 

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機械化版本

 

　　●    “I am writing to follow up on the below email.”

 

　　這句雖然禮貌，但實在過於常見，客戶早已麻木。而且語氣略為被動，彷彿不敢直接表達重點。

 

更自然的替代方案

 

　　●    “Just circling back on this when you have a moment.”

　　「待你有空的時候，我再跟進一下這件事。」

 

　　“Circling back”比“follow up”更口語化、更自然，適合用於不緊急的跟進。

 

　　●    “Any thoughts on the below?”

　　「對於下面的內容，你有甚麼看法？」

 

　　這句非常直接但又不失禮貌，適合用於已有一定信任基礎的客戶。

 

　　●    “I wanted to see if you had a chance to look at the proposal.”

　　「我想知道你是否已經有機會看過那份建議書。」

 

　　用“I wanted to see if”代替“I am writing to”，語氣更柔和，更具人性化。

 

　　●    “No rush on this, but just keeping it on your radar.”

　　「這件事不急，只是想讓你知道一下。」

 

　　這句非常適合用於提醒客戶，但又不想給予對方壓力的情況，顯示你體諒客戶的繁忙。

 

　　●    “Let me know if you need any more details from my end.”

　　「如果你需要我方提供更多細節，請告訴我。」

 

　　用“from my end”比“from me”更地道，而且語氣更合作、更謙虛。

 

Part 3：告別千篇一律的結尾

 

機械化版本

 

　　●    “Please do not hesitate to contact me if you have any questions.”

 

　　這句幾乎是所有商業電郵的預設結尾，但問題在於過長、過於正式、過於 predictable。客戶看到“please do not hesitate”往往會自動跳過。

 

更自然的替代方案：

 

　　●    “Let me know if anything looks off.”

　　「如果有任何地方看起來有問題，請告訴我。」

 

　　這句適合用於發送文件或報價之後，語氣直接但友善，顯示你願意接受反饋。

 

　　●    “Happy to jump on a call if that's easier.”

　　「如果通話更方便的話，我很樂意安排。」

 

　　這句比“please do not hesitate to contact me”更自然，而且顯示你願意配合客戶的溝通習慣。

 

　　●    “Looking forward to hearing what you think.”

　　「期待聽聽你的看法。」

 

　　這句比“I look forward to your reply”更人性化，因為“hearing what you think”顯示你重視客戶的意見，而不只是想要一個回覆。

 

　　●    “Thanks again for your time on this.”

　　「再次感謝你在這件事上付出的時間。」

 

　　這句適合用於較為複雜或需要客戶多次來回溝通的電郵，顯示你感激對方的耐心。

 

　　●    “Speak soon.”

　　「很快再談。」

 

　　這句適合用於與你關係較熟的客戶，簡單、直接、有人情味。

 

　　去除電郵中的AI痕跡，其實不需要背誦大量新的句式，而是要學會「在適當的時候，採用適當的語氣」。你不需要每一封email都寫得像文學作品般優美，只需要令客戶感受到「這封電郵是一個真人寫給我的」，便已足夠。畢竟，客戶是人，不是系統，值得你用「人」的方式與他們溝通。